第四节 职位说明书

一、职位说明书的概念

工作分析的成果文件之一是职位说明书，它又称岗位说明书或者工作说明书，它是以标准的格式对职位的工作及任职者的资格条件进行规范化描述的文件。

二、职位说明书的内容

职位说明书包括两个部分，即工作描述和工作规范(又称为任职资格)。其中，工作描述是主要涉及工作执行者实际在做什么、如何做以及在什么条件下做的一种 书面文件;而工作规范说明工作执行者为了圆满完成工作所必须具备的知识、能力、技术以及其他要求。这两部分并非简单的罗列，而是通过客观的内在逻辑形成一 个完整的系统。

(一)工作描述

工作描述是对职位本身的内涵和外延加以规范的描述性文件。工作描述，区分于工作规范，它是对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作对人身安全危害程度等工作特性方面的信息所进行的书面描述。

工作描述包含如下内容:

(1)工作标识，它是关于职位的基本信息，包括职位基本信息(如工作名称、职位代码等)和工作分析基本信息(职位说明书的有效期、批准人等)。

(2)工作摘要，它是对工作内容的简单概括，通常用简洁、明确的一句话表述该职位的工作内容和存在的价值，包括该职位的主要职责、范围和设立的目的。它能够使阅读者快速方便地了解工作的总体性质、中心任务和工作目标，理解该职位的特点并与其他职位相区分。

(3)工作职责，是指该职位通过一系列什么样的活动来实现企业的目标，并取得什么样的工作成果。它通常包括:日常工作、上级分配任务的质量和数量、与企业内外人员的关系、对于经营记录和利润等的责任、与上级和下级的权责关系、所要使用的设备与机器。

(4)工作权限，是指根据该职位的工作目标与工作职责，企业赋予该职位的决策范围、层级与控制力度。编写工作权限是为了对职责的履行进行清楚的界定，这有利于明确职责边界，防止在工作中产生相互推诱的现象。

(5)绩效标准，是在明确界定工作职责的基础上，对如何衡量每项职责完成情况的规定。常见的指标包括:销售额、市场占有率、工作完成的及时性、设备利用率、事故率、客户投诉率等等。

(6)工作关系，包含两部分内容:第一部分是该职位在企业中的位置，用企业结构图来反映;第二部分是该职位任职者在工作过程中与企业内部和外部各单位之间的工作联系，包括联系的对象、联系的内容、联系的方式和联系的频次。

(7)工作环境条件，工作环境界定的是经常性工作场所的自然环境、安全环境(工作危险性)和社会环境。此外，工作环境还关注由于工作本身或工作环境的特点给任职者带来的工作压力，主要包括:工作时间的波动性、出差时间的百分比、工作负荷的大小等。

(二)工作规范

工作规范又称为任职资格，它界定了工作对任职者的教育程度、资格证书、工作经验、培训、知识、工作技能、能力、心理品质等方面的要求。当它作为招聘甄选 的依据时，也可以视为任职要求或者雇佣标准。区别于工作描述是对职位本身的内涵和外延加以规范，工作规范是对人的要求。

工作规范包括如下内容:

(1)教育程度要求，主要包含学历要求和专业要求两个方面的内容。学历要求是指胜任该职位所需要的最低学历;专业要求是指任职者需要具备什么样的专业才能承担该职位工作。

(2)资格证书要求，是指国家或行业规定的任职者必须持有的资格证书。

(3)工作经验要求，是指该工作的任职者需要具备什么样的经验。可以从三个方面来描述，即社会工作经验、专业工作经验和管理工作经验。

(4)培训要求，一般包括每年需要的工作培训(在岗培训、脱岗培训或者自我培训)时间、培训的内容以及培训方式。

(5)知识要求，工作对任职者的知识要求可以分四个层级来描述:与工作相关的基础理论知识、专业知识、企业知识、相关的政策法律知识及其他。

(6)工作技能要求，是指对与工作相关的工具、技术和方法的运用。

(7)心理品质要求，是根据职位的性质和特点，对员工心理素质及其发展程度的要求所进行的综合分析。

三、职位说明书编写注意事项

在编写工作描述时，应该注意以下几点:

(1)明确职权范围;

(2)描述职责时，语言应尽量具体、简明、避免歧义。

在编写工作规范时，应该注意以下几点:

(1)应该制定职位标准去规范任职者，而不是让职位适应任职者;

(2)用语要符合法律条文，严禁种族、宗教、性别、年龄、身体残疾等方面的歧视;

(3)切记工作规范是对任职者的要求，而非对现有职位人员的要求;

(4)一般所列出的任职资格是履行工作职责的最低要求。

除此之外，在编写好职位说明书之后，还应该及时与相关职位的工作人员以及上下级沟通，核对内容并进行修订。在应用的过程中应该遵循动态原则，根据实际情况的变化而不断对职位说明书进行调整与修订，始终保证其时效性。

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